Maksellent Stok Sayım Prosedürü:
Maksellent olarak oluşturduğumuz Stok Sayım Prosedürü aşağıda detayları ile tanımlanmıştır.
1. Sayım Öncesi
a) Genel Merkez Hazırlıkları
Stok Sayım Prosedürü gereği Genel Merkez ekiplerince yapılması gereken hazırlıklar genel hatları ile aşağıda belirtilmiştir.
- Sayımlarının hangi günlerde yapılması planlandığı 1 hafta önceden bildirilmelidir.
- Lojistik ve Gümrük alanında gerçekleştirilecek sayımlarda aradaki koordinasyonu sağlayacak ve firma yetkilisi bulunmalıdır.
- Sayım eğer gümrük alanları gibi özel izin ile girilecek bir lokasyonda yapılacak ise sayımı yapan kişilerin alana girişde sorun yaşamaması adanı yöneten kurum tarafından istenilen evrakların 1 hafta öncesinden bildirilmesi gerekmektedir.
- Sayım esnasında sorun yaşamamak adına stok kartı datası eksiksiz olarak paylaşılmalıdır.
- Merkez tarafından belirlenen kayıtlı adres bilgisi ile sayım yapılacak ise adres bilgileri ayrıca paylaşılmalıdır.
- Sayım sonuçlarınının hangi formatlarda istenildiği Maksellent merkezi raporlama birimi ile paylaşılacak ve mutabık kalınacaktır.
b) Maksellent Hazırlıkları
Maksellent tarafından sayım öncesi yapılması gereken hazırlıklar genel hatları ile aşağıda belirtilmiştir.
- Maksellent Sayıma katılacak personellerin lokasyon bazlı sigorta ve özel alan girişi ile ilgili bilgileri ve evrakları sayımlardan 1 gün önce firma ilgili kurumlara iletmesi için paylaşır.
- Genel merkez tarafından paylaşılan stok kartı bilgilerinin sayım sistemine yüklenmesi ve varsa sorunlu kayıtlardaki düzeltmelerin yapılması.
- Firma ile belirlenen sayım başlama saatinden yarım saat önce ilgili lokasyonda bulunup hazırlıkların yapılması.
- Sayım kalitesini arttırmak ve gereksiz zaman kaybını önlemek adına lokasyon etiketlerine ilişkin hazırlıkların sayım öncesinde yapılması.
c) Sayım Birimi Hazırlıkları
Mağaza, depo, antrepo, DC vb.. sayım biriminde sayım öncesi yapılması gereken hazırlıklar genel hatları ile aşağıda belirtilmiştir.
- İlgili birim etiketsiz ve barkodsuz ürün kontrolü yaparak sayımın başarılı geçmesi için tüm ürünlerin barkodlu olmasını sağlamalıdır.
- Depoda, ofiste vb. unutulmuş veya müşteriye ayrılmış ürün bırakılmamalıdır.
- Sayım başlangıç zamannına kadar ürünlerin raflardaki düzenlenmesi tamamlanması ilgili birim ekipleri tarafından yapılmalıdır.
- İlgili birimda stok sayım organizasyonuna başlamadan önce sistem üzerinden tüm ürün kabul ve irsaliye giriş ve çıkışlarının yapılmalıdır.
- İlgili birimde stok sayım organizasyonuna başlamadan önce LOKASYON verilecek noktaların tespiti birim yöneticileri tarafından yapılacaktır. LOKASYON etiketleri Maksellent Ekip Lideriü ile birlikte yapıştırılacaktır.
- Maksellent tarafından getilecek Laptop, Modem ve El Terminallerinin konumlandırılması için elektrik bağlantısı olan uygun bölümde bir masa ve sandalye hazırlanacaktır.
- Eğer varsa ilgili birim vitrin barkodları önceden birim personeli tarafından tamamlanacaktır.
2. Sayım Operasyonu
Stok Sayım Prosedürü gereği sayım operasyonu esnasında yapılması gereken hazırlıklar genel hatları ile aşağıda belirtilmiştir.
- Maksellent, Bilgi İşlem Terminali ve Kontrol ekibinin çalışabilmesi için mağazanın elektrik bağlantısı olan uygun bölümünde ilgili ekipmanlarını yerleştirecektir.
- Mağazalarda stok sayım organizasyonuna başlamadan önce LOKASYON verilecek noktaların tespiti Maksellent Ekip Lideriü ile Birim Yöneticileri tarafından belirlenecek, LOKASYON etiketleri Maksellent ekibi tarafından tarafından uygun bulunan noktalara yapıştırılacaktır.
- Eğer varsa ilgili birim vitrin barkodları Birim Yöneticisi ile birlikte kontrol edilecektir.
- Mağazada fiziki olarak bulunmayan ürün tespit edilmesi durumunda kesinlikle sayım kabul tutanağındaki adete ve sayım sonuç raporlarına dahil edilmeyecektir.
- Depoda sayım başladığında depodan reyona ürün çıkışı veya reyondan depoya ürün girişi yapılmamalıdır.
- Sayım personelleri lokasyonları el terminalleri ile tek tek sayacaktır, hemen arkasından mağaza personeli ilgili lokasyonda bulunan ürün adetlerini (kafa sayımı) sayacaktır. İki sayım arasında adetsel fark var ise ilgili lokasyon yeniden sayılacaktır.
- Sayım sırasında Sayım Ekibi tarafından verilecek Lokasyon Kontrol Formuna sayılan lokasyonların yapılan kafa sayımları adet bilgileri Birim Yöneticisi tarafından girilip, Sayım Ekip Liderine teslim edilmelidir.
- Sayım Ekip Lideri depo sayımını bitirdikten sonra alınan kafa sayımı adetlerini sistemine girerek iki sayım arasındaki farklar tespit edilecektir. Hatalı lokasyonlar var ise silinip baştan sayılıp kontolü yapılacaktır. Sayım Ekip Lideri ile Birim Yöneticisi mutabakatıyla depo sayımı bitirilecektir.
- Birim AVM vb.. noktada ise kapanışının akabinde, Birim Yöneticisi ve Sayım Ekip Lideri ile sayıma başlatılacaktır.
- 22:30-23:00 saatleri arasında Birimin stok datası Maksellent ilgili mail adresine gönderilmesi gerekmektedir. Data içerisinde Stok Kodu, Stok adı, Barkod ve Adet bilgisi bulunmalıdır. (Data formatının detayları Birim veya Merkez ekipleri ile ayrıca paylaşılacaktır.)
- Sayım esnasında çıkan barkodsuz ürünlerin barkodları mağaza yetkileri tarafından bulunacaktır. Bulunamayan ürünler sayıma dahil edilmeyecektir, tutanakta ürün cinsine göre belirtilecektir.
- Sayım esnasında çıkan tanımsız ürünler, hem birim hem de Maksellent sisteminde tanımsız olması halinde, oluşturulacak ayrı bir lokasyonda sadece barkod bilgisi ile sayıma dahil edilecektir. İstenmesi halinde ayrıca raporlanabilecektir.
- Sayım Ekip Lideri mağaza sayımını bitirdikten sonra alınan kafa sayımı adetlerini sistemine girerek iki sayım arasındaki farklar tespit edilecektir. Hatalı lokasyonlar var ise silinip baştan sayılıp kontolü yapılacaktır. Sayım Ekip Lideri ile Birim Yöneticisinin mutabakatıyla, sayım / stok fark raporu oluşturacaktır.
- Oluşturulan sayım / stok fark raporuna istinaden stok kodu veya barkod bazlı olarak Birim Yöneticisi ve Sayım Ekip Lideri tarafından kontrolleri sağlanacaktır.
- Tüm kontroller tamamlandıktan sonra karşılıklı mutabakat ile sayım sonlandırılacaktır.
3. Sayım Sonrası
Stok Sayım Prosedürü gereği sayım sonrasında esnasında yapılması gereken hazırlıklar genel hatları ile aşağıda belirtilmiştir.
- Maksellent tarafından görevlendirilen Ekip Lideri, tanımsız barkodlu ürünlerin sayıma dahil edildiği ve kontrolünün yapıldığı Birim Yöneticisine bildirecektir.
- Maksellent tarafından görevlendirilen Ekip Lideri, barkodsuz ürünlerin bulunup sayıldığını, bulunamayanların ise adet ve ürün cinsi olarak tutanağa yazıldığını Birim Yöneticisine bildirecektir.
- Maksellent tarafından görevlendirilen Ekip Lideri, toplam adet bilgisini ve hatalı lokasyonların kalmadığını tespit edip kontrol ekibine bildireceklerdir.
- Birim Yöneticisi onayı ile sayım kapatılacak ve sayım işleminin sağlıklı bir şekilde tamamlandığı hazırlanan tutanakta imzalayıp onaylayacaklardır.
- Sayım tutanakları imzalanmadan ilgili birimden çıkılmayacaktır.
- Maksellent merkezi raporlama birimi, sayım sonuçlarını daha önce mutabık kalınan tüm formatlarda ilgili firma genel merkez yönetimi ile paylaşılacaktır.
